Onderzoeksresultaten toekomst en zelfstandigheid gemeente bekend

Bureau Berenschot heeft in opdracht van de gemeenteraad een haalbaarheidsonderzoek gedaan naar de toekomst en zelfstandigheid van de gemeente Meerssen. Het bureau heeft de afgelopen maanden burgers, bedrijven, verenigingen en de gemeente zelf ondervraagd. Uit het haalbaarheidsonderzoek is geconstateerd dat “in de huidige vorm de organisatie te kwetsbaar is, op belangrijke terreinen het opbouwen van deskundigheid moeizaam is, dat de kwaliteiten van processen en systemen blijvend onder druk staat en dat op terreinen als digitalisering er sprake is van achterstand en ook achterstallig onderhoud.”

Probleempunten

  • Capaciteit
    Er blijken nog steeds te weinig ambtenaren te zijn om alle taken te kunnen uitvoeren, ondanks dat de actuele bezetting van 103 werknemers hoger is dan in vergelijkbare gemeenten. Onze gemeente besteed veel taken uit, hierdoor zijn de totale apparaatskosten hoger dan in vergelijkbare gemeenten. Ondanks dat de gemeente veel taken uitbesteed geven de medewerkers aan dat de werkdruk structureel hoog is. Uit het onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat “zij ervaren dat de ruimte om eventuele uitval of vakanties op te vangen beperkt is.”
  • Digitalisering
    Meerssen ligt op het gebied van digitalisering achter op andere gemeenten. Onze gemeente staat op plek 346 van de 388. Dit komt mede doordat de kwetsbaarheid op het gebied van ICT hoog is. In het rapport staat: “Meerssen beschikt over 2 fte voor systeem- en netwerkbeheer, en beleid. Op het moment dat één van beide medewerkers uitvalt heeft dit directe consequenties voor de continuïteit van de organisatie.” Wel heeft Meerssen op het gebied van digitale dienstverlening in de afgelopen jaren progressie geboekt.
  • Ziekteverzuim
    Het ziekteverzuim in de gemeente Meerssen is hoog in vergelijking met andere gemeenten, dit blijkt uit het onderzoek. “Over het jaar 2017 was het gemiddelde ziekteverzuim 7,33%, waar dit bij andere gemeenten onder de 20.000 inwoners op 4,8% ligt. Het ziekteverzuim in de gemeente Meerssen is in de afgelopen maanden verder toegenomen. Op 1 juni 2018 betrof het gemiddelde ziekteverzuim 9,66%”
  • Externe inhuur
    Om bovenstaande drie probleempunten op te lossen kiest de gemeente voor externe inhuur. In het onderzoek staat dat “In 2017 heeft de gemeente Meerssen voor € 727.118 ingehuurd.” Dit bedrag is relatief laag in vergelijking met andere gemeenten.
  • Doorlichting ambtelijk apparaat
    Driekwart van de medewerkers van de gemeente is vakinhoudelijk goed, zit op de goede plek en voert hun werkzaamheden naar tevredenheid uit. Dit betekend dat de andere 25% van de medewerkers vakinhoudelijk niet goed is. Uit het onderzoek blijkt ook dat: “Een kleine groep van 7% functioneert onvoldoende en is tevens niet goed ontwikkelbaar.” 7% klinkt veel, maar als dit wordt vergeleken met andere gemeente dan wordt dit als een laag percentage gezien. In het onderzoek staat ook: “Burgers en maatschappelijke organisaties constateren kwaliteitsverschillen tussen ambtenaren. Maatschappelijke organisaties geven aan dat het (te) sterk uit maakt wie je als ambtenaar treft. Burgers twijfelen voornamelijk aan de efficiency, betaalbaarheid en deskundigheid van het ambtelijk apparaat” De medewerkers zelf beoordelen hun eigen kwaliteit als voldoende voor het takenpakket dat zij dienen uit te voeren. Bureau Berenschot merkt op dat :”het takenpakket van medewerkers breed is ingestoken en er weinig ruimte is voor verdieping en specialisatie. Op sommige dossiers wordt de vakspecialistische expertise gemist en is er een inhaalslag noodzakelijk om het kennisniveau op peil te brengen.” De medewerkers geven zelf aan dat er voldoende opleidingsmogelijkheden tot beschikking zijn op het financieel vlak, maar door de hoge werkdruk kunnen zij hier geen gebruik van maken.
  • Werkwijze
    In het onderzoek staat: “De medewerkers van de gemeente Meerssen beschrijven de organisatie als een platte organisatie met een informele cultuur, gekenmerkt door korte lijnen tussen de medewerkers die snel en makkelijk bij elkaar binnen lopen. Medewerkers opereren in sterke mate zelfsturend en ervaren binnen de organisatie weinig hiërarchie. Medewerkers zijn loyaal en zeer bereid om dingen voor en met elkaar op te pakken.” Over het algemeen heerst er een goede sfeer. Alleen vindt er volgens het onderzoek weinig overleg plaats tussen de verschillende afdelingen. Hierdoor wordt er richting het bestuur niet integraal geadviseerd.
  • Huidige situatie
    Over de huidige situatie zegt het onderzoek het volgende: “De dienstverlening van de gemeente Meerssen aan de gemeenschap is wisselvallig en daarmee onvoldoende betrouwbaar. Voor een deel wordt het als zeer goed, vriendelijk en meedenkend beoordeeld, zoals bij het KCC. In andere gevallen laat de kwaliteit te wensen over en is de gemeente niet consistent in haar dienstverlening, laat de dienstverlening lang op zich wachten of zijn er verschillen in hoe de dienstverlening aan burgers eruitziet.”

Positief woordje
Bureau Berenschot heeft ook iets positiefs gevonden in hun onderzoek: “Op het gebied van betrokkenheid en cultuur zien wij een positief beeld. De organisatie is horizontaal georganiseerd met veel zelfstandigheid voor de medewerkers. Er heerst intern een positieve cultuur en medewerkers van de gemeente Meerssen zijn bereid voor elkaar ‘door het vuur’ te gaan indien dat nodig is.”

Samenvattend woord uit het onderzoek
“Het ambtelijk apparaat lijkt vergeleken met andere gemeente qua omvang aan de buitenkant aan de maat, aan de binnenkant ervaren medewerkers de capaciteit als te krap. Voor een deel lijkt dat te liggen aan inefficiënties in processen, maar ook de huidige wisselwerking met politiek en bestuur draagt daar niet in positieve zin aan bij. Daarnaast wordt het takenpakket als te breed ervaren waardoor medewerkers onvoldoende aan hun expertisegebied toekomen. Dat maakt de gemeente zeker naar de toekomst toe minder toegerust om in te spelen op lokale, regionale en internationale ontwikkelingen.”

Oplossing: regie gemeente
Uit het onderzoek komt naar voren dat onze gemeente onvoldoende bestuurskracht heeft om zelfstandig te opereren. De beste oplossing voor Meerssen is volgens het onderzoek om een regiegemeente te worden. Hiervoor zou Maastricht de beste partner zijn voor onze gemeente. “Met de ontwerpeisen, het regiemodel en de lessen die geleerd zijn in andere trajecten is vooraf getoetst of Meerssen en Maastricht op één lijn zitten. Maastricht wordt door de buurgemeenten als enige logische kandidaat gezien. Op basis van de ontwerpeisen is Maastricht als vaste partner een logische keus.”

Onze gemeente dient op drie vlakken verbeteringen aan te brengen, zo bleek uit het onderzoek: ”De gemeente moet investeren in een beter politiek-bestuurlijk klimaat, een krachtige regioagenda opstellen en een duurzame oplossing bieden voor de ambtelijke organisatie.”

Hoofd adviezen uit het rapport

  1. De gemeenteraad van Meerssen spreekt zich uit over de bestuurlijke zelfstandigheid van Meerssen
  2. De gemeenteraad kiest – bij bestuurlijke zelfstandigheid – voor een duurzame toekomst voor de ambtelijke organisatie in de vorm van een regieorganisatie met vaste partner
  3. De gemeenteraad spreekt uit dat Maastricht de meest geschikte gemeente is om in de vorm van een centrumgemeenteconstructie de vaste partner van Meerssen te zijn
  4. De gemeenteraad geeft het college opdracht om samen met Maastricht de ontwerpfase te organiseren, waarvan financiële en personele consequenties een sociaal statuut en DVO onderdeel zijn
  5. De gemeenteraad ontvangt uiterlijk op 1 maart 2019 een rapportage over de ontwerpfase. Op basis van deze rapportage besluit de gemeenteraad definitief over de regieorganisatie met vaste partner
  6. De gemeenteraad verzoekt het college om op zeer korte termijn contact op te nemen met het college van Maastricht over de verkenning en de behandeling in de gemeenteraad
  7. De provincie Limburg en de omliggende gemeenten worden geïnformeerd over het besluit en de voorgenomen vervolgstappen

Bekijk hier het interview met burgemeester Clermonts over de onderzoeksresultaten

Lees vorig bericht

Expositie Vernissage

Lees volgend bericht

Interview burgemeester over onderzoeksresultaten